Time management по-українські: Щоденний лист

Непроста робота скласти програму справ для одного дня. Виберіть день і відзначте на цьому аркуші всі справи, які ви планували зробити в цей день, а також те, що ви хочете виконати у вільний час. До справ, які заплановані завчасно, додайте поточні: рутинні і ті, що з'явилися в останні дні.

З плином часу, коли ви наберетеся досвіду, ви зможете відтворювати лист у своїй пам'яті, використовуючи щоденник тільки для контролю вашій пам'яті, а також в дуже напружені дні, коли вам належить багато зустрічей і різних справ.

Встановіть межі часу для виконання кожного завдання. Виробляйте вміння завжди оцінювати час, необхідний для виконання будь-якої роботи, наприклад проведення інтерв'ю або написання звіту. Перевіряйте згодом реальні витрати часу, щоб переконатися, чи були ваші оцінки реальними.

Потім встановіть пріоритети. Пріоритети складаються з двох компонентів в різній пропорції: терміновість і важливість. Терміновість означає. що ви повинні відремонтувати проколоту шину вашого автомобіля, але сама справа не є важливим. Важлива справа означає, що вам пора подумати про маркетингову стратегію вашої компанії, але це справа не є терміновим. Але якщо справа і термінове, і важливе, то це означає, що виконавчий директор вашої компанії запросив вас на нараду до нього в 4 години 30 хвилин пополудні для обговорення нової стратегії продажів.

Деякі завдання, які не є важливими і терміновими, проте слід виконати в першу чергу. В якості гарного критерію тут можна використовувати відношення час / прибуток. Якщо прибуток (чи користь) велика, а витраченого часу мало, то робіть цю справу. Наприклад, перед тим, як ви приступите до важливого заняття, наприклад до написання листа з діловою пропозицією до вашого основного клієнта, може бути, ви доручите виконання пари другорядних справ вашим співробітникам. Тоді ви зможете приділити ті кілька хвилин, які ви мали намір витратити на ці прості завдання, для більш глибокого і обгрунтованого складання пропозиції вашому клієнтові.

Деякі люди використовують систему пріоритетів виконання справ. Пріоритети забезпечуються або системою запису, або присвоєнням номера, або проставленням деякого числа зірочок поруч із записаною справою. Наведемо приклад запису:

А - повинно бути зроблено сьогодні;
В - хотілось би зробити сьогодні;
С - можливо зробити сьогодні

Якщо ви будете виконувати роботу відповідно до тих пріоритів, які ви самі «встановили, ви зробите всі важливі справи, і це буде означати, що ваша система управління часом справно працює.

Деякі люди воліють планувати денні справи вранці, інші складають денний план напередодні ввечері. Іноді після нічного відпочинку у вашому плані виникають нові справи і можуть розставлятися пріоритети (ранок вечора мудріший). Ваша підсвідомість працює, поки ви спите, і пропонує ці рішення так само, як і комп'ютер, який вирішує завдання у фоновому режимі. Як приклад можна навести таблицю Менделєєва: вирішення завдання було отримано Дмитром Івановичем уві сні.

Перевірте ваш спланований день: чи є у вашому розкладі вікна або невеликі проміжки часу, які можна заповнити і ефективно використовувати? Як казав Фрідріх Ніцше: «День має сотню кишень, але тільки в тому випадку, коли ви здатні всі ці кишені заповнити». Досить імовірно, що ви зможете заповнити запасні кишені, якщо ви зможете їх знайти і підібрати для них відповідні завдання, такі, як написати лист або зателефонувати.

Попередження: якщо ви самі переносите якусь справу з одного дня на інший, це може розглядатися як зволікання. Ретельно перевірите цей випадок, щоб переконатися, що це не так!

Пам'ятайте, що план повинен бути гнучким, якщо хтось - член вашої родини або важливий покупець - може запропонувати вам термінову зустріч, причому ця зустріч матиме найвищий пріоритет серед всіх ваших щоденних справ.

Які справи є найважливішими зараз? Це питання ви повинні задавати собі постійно протягом дня. Відповідь, звичайно, залежить від постійно мінливих обставин і від запитів в дану хвилину, і, крім того, він не повинен бути узгоджений з вашими довгостроковими планами. Тому необхідно виробити ряд критеріїв, які час від часу будуть перевіряти свою ментальну дисципліну і будуть служити вдосконаленню правильного відчуття часу.