Люди, навіть якщо вони не складають графіки на папері, все одно якимось чином планують, що, як і коли їм потрібно зробити, чи будуть вони робити це поодинці або попросять чиєїсь допомоги, які ресурси їм для цього потрібні. Час на планування все одно присутній, просто воно може бути прихований. Весь час на графіку - це загальний час роботи.
Припустимо, для написання звіту Вам потрібно 4 години. Ви витрачаєте зазвичай 10 хвилин на планування. Витративши додатково ще 8 хвилин на більш ретельне планування, можливо, ми отримаємо годину виграшу в часі за рахунок того, що написання звіту буде проходити більш ефективно, можливо, ми доручимо частину роботи іншим співробітникам, скористаємося вже наявною інформацією і т.д. Одержаний виграш у часі ви можете куди-небудь використовувати. У цьому і полягає сенс планування.
Правило 10/90
10% часу, який витрачений на планування до початку роботи, економить 90% часу при вирішенні поставлених завдань.
У книзі Стівена Кові «Головна увага - головним речам» є приклад. Він розповідає про те, як він відвідав семінар з тайм-менеджменту.
У якийсь момент інструктор вимовив: «Ну, а тепер іспит». Потім нахилився, і, витягнувши з-під столу п'ятилітрову банку з широким горлом, поставив її на стіл поряд з підносом, де вже лежали кілька каменів розміром з кулак. «Як ви думаєте, скільки таких каменів увійде в банку?» - Запитав він.
Посипалися різні здогади, а інструктор продовжував: «Гаразд, давайте перевіримо». Він поклав в банку один камінь, потім другий, третій ... Я не пам'ятаю, скільки він їх туди пхнув, але банку наповнилася. Тоді він запитав: «Тепер банку повна»? Все, дивлячись на камені, сказали «так».
Зі словами «ось як?» Він витягнув з-під столу відерце з гравієм, висипав трохи вмісту в банку і потряс її, щоб гравій проник у порожні проміжки між каменями. Тоді він посміхнувся і знову запитав: «А тепер банку повна?» На цей раз ми були напоготові і відповіли: «Напевно, ні».
«Добре!» - Сказав він і дістав з-під столу відерце з дрібним піском, яким заповнив порожнечу, що залишилася між камінням і гравієм. Потім знову подивився на нас і запитав: «Тепер-то банку повна?» «Ні!» - Вигукнули ми.
Інструктор знову вимовив: «Добре», і налив у банку ще приблизно літр води. «Ну, і до чого це я?» - Запитав він. Хтось сказав: «У житті завжди є порожнечі, які можна заповнити, попрацювавши над ними». «Ні, - сказав він, - я не про це. Суть цього експерименту полягає в тому, що, якби я не поклав великі камені першими, залишилося б для них місце?» Стівен Кові пише, що нетермінові, але важливі цілі подібні великим камінню. Якщо ми знаємо, яку діяльність уособлюють великі камені і покладемо їх першими, просто дивно, скільки ще всякої дурниці ми можемо вмістити в банку.
Давайте розглянемо план розподілу часу одного менеджера, його звуть Вільям, цей приклад з книги Джулії Моргенстерн. Він прокидається щоранку в 6:30. По вихідних його час розбито на більші блоки, ніж у будні дні. Він постійно виділяє час на написання автобіографії. Можна припустити, що для нього це справа категорії А, або важливе і термінове. Як ви думаєте, з таким графіком, чи є ймовірність того, що він напише автобіографію? Скільки часу він приділяє дітям і дружині?
По п'ятницях він оплачує рахунки з 10 до 12, при цьому не займаючись іншими справами. Крім того, у нього справи розбиті на великі блоки. Кожен день по буднях з 12 до 13 він займається спортом, а потім півгодини обідає. Йому не потрібно мотивувати себе кожен раз, він отримує виграш у мотивації, тому він один раз себе замотивував, і тепер йому набагато легше себе налаштовувати на цю роботу. Точно так само, сідаючи за автобіографію, йому не потрібно спочатку взяти чашку кави, зателефонувати парі друзів, викурити сигарету. Він просто сідає і пише біографію.
Він прокидається і лягає спати щодня в один і той же час. Його справи зібрані у великі блоки, усередині яких він може їх вільно міняти місцями. Іноді він поєднує справи між собою, наприклад, під час дороги на роботу і назад він читає літературу. Якщо людина займається спортом в один і той же час, йому не потрібно себе кожен раз мотивувати. Вранці він пише автобіографію, і йому не потрібно щоразу по годині себе мотивувати, для того, щоб написати одну сторінку.
Якщо у вас така мотивація займає дійсно годину, тоді цей момент теж потрібно враховувати при плануванні, збільшуючи загальний час, щоб на його залишалося достатньо на написання автобіографії. Як мотивувати себе?
Згадайте ситуацію, коли вам минулого разу чогось сильно хотілося. Як це було? Багато людей детально уявляють собі результат, буквально живуть у ньому. Коли ви як слід представили, як добре вам буде, коли ви зробите те, що намітили, коли ви вже відчуваєте смак перемоги, вам буде легше зробити перший крок.
Є три помилки щодо управління часом.
- Сверхорганізовані люди організовують буквально все і завжди.
- Надактивні люди прагнуть постійно зайняти себе будь-якою діяльністю. Наприклад, є люди, які вважають, що відвідавши театр, вони втратили 3 години.
- Люди, схиблені на хронометражі, кожні 15 хвилин звіряються зі своїм графіком, і впадають в паніку, якщо щось зміщується за часом.
Всі ці три типи не відповідають поняттю людини, яка вміє планувати час. Сенс планування часом в тому, щоб керувати ним, і отримувати від цього переваги та вигоди, а не перебувати під гнітом свого плану.
Пекельний графік - це коли ви пишете собі стільки справ, скільки виконати неможливо. Тому, коли ми складаємо графік, ми повинні залишати резерв часу. Можна ефективно використовувати перехідний час, коли ви когось чекаєте. У цей час можна робити щось ще, наприклад, читати книгу або журнал. Для того, щоб це зробити, необхідно заздалегідь продумати можливість виникнення цього часу і заготовити щось, чим ви займетеся, коли він настане.
Необхідно попередньо оцінювати, скільки часу займуть конкретні справи та дотримуватися балансу між часом на планування, і самою справою, тому що, якщо Ви витрачаєте півгодини на планування справи, яка займає 5 хвилин, то це не виграш, а програш.
Для того, щоб планувати, необхідно відштовхуватися від власного досвіду. Що робити, якщо ми не знаємо, скільки часу займе справа? Потрібно приблизно спрогнозувати. В одній з книг я знайшла хороший приклад, про менеджера, який не міг знайти 45 годин для написання звіту. Кожен день він приходив на роботу, дивився на звіт, казав собі, що він не встигне написати його сьогодні (адже в робочому дні всього 8 годин), і так повторювалося деякий час. Потім прийшов його начальник, запитав, на якій стадії знаходиться звіт - а його й не починали робити. Знайома ситуація?
Є така притча - як з'їсти слона? По шматках. Якщо ми розбиваємо велику справу на ряд дрібніших етапів, то зробити його набагато простіше. При цьому бажано враховувати, що якщо ми розіб'ємо його на занадто дрібні відрізки, ми можемо загубитися в цих кроках, тому стає неочевидній їх зв'язок зі справою в цілому, особливо це важливо при плануванні великих проектів, коли у виконанні проекту зайнято багато людей.
У цьому випадку планування проектів виконують на різних рівнях: спочатку великими блоками: закладка фундаменту, зведення стін і даху, обробка, здача в експлуатацію. Потім йде розбивка середнього рівня: для закладки фундаменту необхідно вибрати ділянку під будівництво, отримати необхідну дозвільну документацію, закупити і завезти необхідні матеріали, техніку, забезпечити необхідну кількість будівельників і т.д.
Після цього ми робимо розбивку ще більш дрібну: для вибору ділянки під будівництво необхідно призначити відповідального за цей процес, отримати список доступних ділянок, уточнити їх характеристики, порівняти між собою і вибрати найкращий.
Якщо ми будемо з максимальною детальністю відразу планувати весь процес, то в ньому буде дуже складно орієнтуватися і простежувати зв'язки між окремими етапами. Повертаючись до менеджера, який писав звіт, можна було розбити цей звіт на частини, наприклад, вибрати літературу, вивчити, написати план звіту, зібрати відсутню інформацію, написати звіт, відредагувати і т.д.
Немає коментарів:
Дописати коментар