Типовий офісний працівник в США реально працює тільки 90 хвилин за робочий день. (Я думаю що в Росії і Україні параметри навіть гірше будуть). Решту часу витрачається на різні дрібниці на зразок: читання новин, веб-серфінг, спілкування з колегами, перекушування, кава-брейки, непотрібні перекладання документів, обробки електронної пошти, ігри та мріяння. Проте американські службовці є одними з найбільш продуктивних у світі. У багатьох інших країнах люди приділяють роботі навіть менше часу.
90-хвилинний показник не сильно змінився за останні десятиліття, незважаючи на масові інвестиції в тайм-менеджмент та навчання продуктивності. У нас є чудові технології, щоб допомогти вам бути продуктивним, проте у нас є ще більше коштів, щоб відволікатися від роботи.
Загальна проблема полягає в тому, що ми досі використовуємо стародавні промислові моделі вимірювання продуктивності для працівників розумової праці. Має сенс звернути увагу на години роботи, якщо продуктивність роботи за кожну годину приблизно однакова. Це може бути вірним для одноманітної праці, але точно не відноситься до працівникам розумової.
Для працівника розумової праці, різниця між найбільш і найменш продуктивним годиною може досягати десятків разів, з точки зору обсягу виконаних робіт і отриманих результатів. Тоді який сенс проводити в офісі по 8 годин, якщо ви зазвичай працюєте тільки на 20% потужності? Чому просто не зробити всю роботу за 90 хвилин, а потім просто повернутися додому? Що було б, якщо ви могли б завершити всю вашу денну роботу за 90 хвилин? Як би виглядав цей 90 хвилинний період?
Фокус блок
Ось деякі рекомендації, для того щоб отримати дуже продуктивний 90-хвилинний період (назвемо його фокус блок):
1. Виберіть одну тему.
Замість того щоб робити купу випадкових справ, виберіть одну ясну тему для блоку. Це дозволяє завантажити ваш мозок одним завданням і дотримуватися його, що робить вас більш ефективним. Ваша тема може бути проектом, над яким ви працюєте, типом роботи, наприклад обробкою кореспонденції, або чимось ще, що дозволяє вашому мозку працювати з одним типовим завданням і дотримуватися його.
2. Визначте цілі
Погляньте на ваш блок як на спосіб швидкого досягнення фінішної лінії. Але де фінішна риса? Як вона виглядає? Чітка мета, яка знаходиться всього лише в 90 хвилинах від вас, допоможе вам зосередитися. Не хвилюйтеся, якщо вам не завжди вдасться досягти її: вона просто допомагає вам зосередитися. Отже, прагнете до неї, але не хвилюйтеся якщо іноді не досягнете її. Ось деякі приклади цілей на фокус блок: Написати і опублікувати новий запис у блозі; Обробити листи на пошті, поки не спорожніє; Запланувати все фокус блоки на майбутній тиждень
3. Перелічіть практичні кроки
Перелічіть конкретні дії, які ви будете виконувати протягом цього блоку. Для деяких блоків це дійсно корисно. Для інших це може і не знадобитися, якщо всі кроки і так зрозумілі. Я не перераховую кроки для написання нової статті, оскільки цей процес дуже знайомий мені, але я б перерахував кроки для організації мозкового штурму і список кроків для нового проекту, щоб зробити роботу по ньому простіше. Ось деякі приклади: Видалити весь явний спам, і безлад з мого поштової скриньки в першу чергу. Потім швидко обробити всі повідомлення, з якими я можу впоратися менш ніж за дві хвилини кожна. Далі, відсортувати і пріоритезувати довгі повідомлення для відповіді. Відповісти на найважливіші довгі повідомлення, поки я перебуваю в межах 90-а хвилинного фокус блоку. Решта листи, на які не варто витрачати час просто заархівувати, щоб очистити поштову скриньку.
4. Забезпечте відсутність переривань
Зробіть все необхідне, щоб не перериватися ні за яких обставин під час вашого фокус блоку. При необхідності, розкажіть людям заздалегідь, що ви не будете доступні протягом наступних 90 хвилин; нехай вони знають, що ви будете доступні після цього. Блокуйте двері, якщо можете. Якщо ви не можете гарантувати, що не будете перервані в поточному місці, проведіть ваш фокус блок десь в іншому місці. Ви будете набагато більш продуктивним і ваша увага буде глибше, якщо ви знаєте, напевно, що ніщо не потривожить вас.
5. Працюйте швидко
Швидко думайте. Швидко рухайтеся. Швидко працюйте. Якщо ви відчуваєте що гальмуєте - прискорюйтеся! Уявіть собі, що ви перебуваєте в гонці, і вам життєво необхідно підтримувати високий темп протягом наступних 90 хвилин. Після цього ви можете відпочити. З практикою це стає легше.
6. Не дозволяйте собі відволікатися
Під час вашого фокус блоку, ви повинні робити тільки заплановану роботу і більше нічого. Вимкніть ваш стільниковий телефон. Вимкніть всі повідомлення, які можуть перервати вас. Вимкніть доступ в Інтернет, якщо ви не будете потребувати в ньому протягом цього блоку. Не перевіряйте електронну пошту протягом цього часу. Не робіть перерву на каву або на перекусити.
Я думаю, ви зрозуміли ідею.
Уникайте Сірих зон і робіть реальні перерви
Багато людей проводять свої дні на роботі в сірій зоні марафону. Ось чому їм потрібно 7-8 годин, щоб зробити 90 хвилин роботи. Вони працюють повільно і неефективно. Їх час роботи обростає відволіканнями та перебоями. Вони починають пізно, і заспокоюються рано. Велику частину часу, вони працюють тільки на половину.
Замість того щоб продовжувати цей марафон в сірій зоні кожен день, розділіть реальну роботу і реальні перерви. Це буде набагато більш ефективним, навіть якщо ви працюєте тільки половину свого робочого часу.
Також, не варто відразу переходити від одного фокус блоку в інший. Після завершення фокус блоку, відсвяткуйте ваші досягнення. Потім оціните, де ви знаходитесь. Відчуйте вашу енергію.
Якщо ви все ще відчуваєте себе знервованим та напруженим, вам може знадобитися тільки коротка перерва. Візьміть 5-10 хвилин, щоб сходити в туалет чи поїсти свіжі фрукти. Після цього не соромтеся зануритися в інший фокус блок.
Якщо ви відчуваєте втому, добре, що-небудь перекусіть або подрімайте. Якщо ви відчуваєте необхідність розім'ятися - сходіть на прогулянку і зробіть кілька вправ. Якщо ви відчуваєте необхідність відволіктися емоційно, вам допоможе медитація, спілкування з друзями або прочитання чогось надихаючого.
Наскільки великими слід робити перерви? Робіть їх настільки великими, наскільки це знадобиться, щоб бути готовим до чергового раунду фокус блоків. Іноді вам може знадобитися тільки кілька хвилин. В інших випадках це може бути і пара годин, особливо якщо попередній блок був особливо важким. Між фокус блоками, прагнете освіжитися і оновити вашу енергію, до тих пір поки ви не готові будете взяти на себе ще один блок.
Робіть все можливе, щоб не завантажувати свої перерви завданнями з сірої зони. Наприклад такими, як електронна пошта, так як це, швидше за все, буде тільки позбавляти вас енергії. Я рекомендую виконувати невеликі завдання в їх власному фокус блоці (включаючи електронну пошту). Але якщо це дійсно дуже коротке завдання, буквально на одну хвилину, то звичайно ж нічого поганого не трапиться якщо ви його зробите. Тільки не слід до коротких завданням відносити важливі або фінансові справи. Просто відкладіть такі справи на окремий блок.
Зрозумійте, що якщо ви тільки завершили один фокус блок протягом цілого дня, ви як і раніше зробите стільки ж реальної робіт, скільки її робить типовий американський службовець за повний восьмигодинний робочий день. Якщо ви завершили два блоки, ви в два рази продуктивніше, ніж більшість. Ну а супер продуктивним днем можна вважати день, коли ви закінчили п'ять або шість блоків - це фактично результат цілої робочого тижня, отриманий за один день.
Робіть тижневу роботу за день
Під час одного з найбільш плідних періодів в моєму житті, коли я виконував роботу за контрактом з програмування ігор, я зазвичай працював з 9 ранку до полудня, з однією годинною перервою на обід, а потім працював з години дня до 5 або 6 вечора. Також я поділяв роботу на більш короткі фокус блоки, для більш глибокої концентрації.
На початку кожного дня я визначав наступний етап, який я хотів би досягти, наприклад, короткий список нових елементів, які необхідно додати. Потім я робив короткий список кроків і дій у своїй роботі в спеціальному журналі (у звичайному щоденнику на спіралі). Іноді я не записував всі кроки, якщо вони здавалося очевидним. Тоді я просто перераховував все по порядку. Нарешті, я сідав і програмував, тестіл, виправляв помилки і налаштовував все поки не був повністю задоволений. Типовим відрізком часу на роботу у мене було 45-90 хвилин.
Так як я розробляв комп'ютерні ігри, то типовим тестуванням було трохи пограти в неї, щоб відтестувати нові можливості, а також загальний геймплей. По суті, фаза тестування давала моєму мозку хорошу перерву від проектування алгоритмів і написання коду.
Коли я закінчував один подібний цикл, у мене було відчуття виконаного обов'язку. Я брав невелику перерву, після цього я сідав за новий цикл, починаючи зі списку завдань.
У першій половині дня я закінчував кілька таких фокус блоків, зазвичай три. У другій половині - робив ще кілька. Мої ігрові проекти прогресували дуже швидко протягом цього часу. Кожен день я додавав багато нових можливостей. Я міг запрототипувати абсолютно нову гру в лічені дні. А з сьогоднішніми, більш досконалими інструментами розвитку, робота може прогресувати ще швидше.
Під час обіду кожен день, я брав перерву, щоб відновити свою психічну енергію. Я рідко йшов на обід зі своїми колегами. Зазвичай я приносив обід з собою, але виходив з кабінету, щоб поїсти. Я їздив в сусідній парк, щоб посидіти на траві, спиною до дерева, і поїсти одному в тиші. Я відпускав всю роботу і просто відпочивав. Після їжі, я лежати на траві і спав хвилин 20, або просто дивився на небо. Я насолоджувався бризом і слухав спів птахів. Я давав ділянкам мозку, необхідним для програмування, трохи спокійного відпочинку. Після цього я повертався до своєї роботи, і проводив ще кілька циклів, перш ніж день закінчувався.
Тестируйте, тренуйтеся і експериментуйте
Якщо ви не звикли до робочого ритму фокус блоків з періодами відпочинку, вам, можливо, буде потрібний якийсь час, щоб попрактикуватися і звикнути до нього. Я думаю, що вам дійсно сподобається така робота з безперервним потоком. Виконання денної роботи за 90 хвилин не тільки ефективно, це також мотивує і позбавляє від напруги.
Цикли по 90 хвилин, зазвичай працюють добре, як тільки ви навчитеся прискорюватися. Але ви також можете виявити, що більш короткі цикли, по 45 або 60 хвилин працюють краще для вас. Ви також можете виявити, що різні довжини циклів більше підходять для різних видів роботи. Іноді я подовжував цикли до 2,5 годин (або більше), якщо я почував себе добре, особливо при написанні нової статті.
Деяким людям навпаки подобається безліч запланованих фокус блоків з перервами протягом дня. Вони чітко стежать за часом і роблять перерви у встановлений час. Є навіть якісь докази, що це допомагає оптимізувати продуктивність вашого мозку, якщо робити такі цикли кожен день.
Наприклад, ви могли б запланувати 5 фокус блоків в день: 5.30 - 7.00, 8.00 - 9.30, 10.30 - 12.00, 13.00 - 14.30, 15.30 - 17.00. Це дасть вам п'ять 90 -хвилинний фокус блоків з годинною перервою між ними. Це був би супер продуктивний день, оскільки роблячи тільки реальну роботу за 7,5 годин ви могли б зробити стільки ж, скільки звичайний офісний працівник робить за тиждень.
Інші люди воліють більш органічний підхід, вирішуючи робити перерви на основі своїх почуттів і відчуттів своїх енергетичних рівнів. До речі, саме так я працюю більшу частину часу.
Скромним, але все ж дуже продуктивним графіком, може бути виконання трьох фокус-блоків в день. Ви можете легко завершити велику роботу таким чином. Багато топових творчих працівників працюють тільки по 3-5 годин на день, але вони працюють з глибоким фокусом і без відволікань протягом цього часу.
Не піддавайтеся на культурні упередження, про те, що робота по 8+ годин на день робить вас продуктивним. Це може бути вірно для фізичної праці і деяких повторюваних завдань, але це в корені не вірно для працівників розумової праці і творчого типу. Безліч людей навколо користуються даною стратегією і домагається більших результатів, працюючи в короткими періодами зі спалахами високої енергії, мотивації та драйву. Спробуйте це для себе, і ви ніколи вже не зможете повернутися до сірої зони довгих, непродуктивних робочих днів.
Переклад з англійської
Немає коментарів:
Дописати коментар