Останнім часом доводиться вирішувати все більше і більше різних завдань. Як все це встигнути? Як вибрати найнеобхідніше і приділити час тому, що потрібно і тому, що цікаво? І без вирішення питання: «Жити за планом чи ні?» нічого не вийде. Складаючи плани, списки справ, застосовуючи різні методики потрібно познайомитися з мистецтвом організації часу ближче. Тайм-менеджмент - що це?
Тайм-менеджмент - це методи, інструменти та методики, націлені не тільки на ефективну організацію часу, а й на вивільнення його. Простіше кажучи: робити більше, витрачаючи менше часу, а значить і менше втомлюватися. І головне: прибрати з життя аврали або просто жити без метушні.
Можна жити за інерцією, а можна ставити перед собою певні завдання: в роботі, в стосунках з близькими, у творчості та оздоровленні. І щоб дійсно досягти успіху в розпочатій справі без планування і методів тайм-менеджменту не обійтися.
Багатьох відштовхує те, що тайм-менеджмент - це дисципліна і відповідальність. Одним не подобається прив'язування справ до часу, інші вважають, що для творчої людини це не підходить. І взагалі, багато хто просто не хоче витрачати час на сам процес планування. Давайте розберемося по порядку.
Дисципліна і відповідальність
Якщо в будь-якій справі фанатично встановлювати певні правила, то це справа швидко спочатку набридає, а потім вже його просто ненавидиш. Тому, геть фанатизм! Ми живі люди і обставини можуть бути різними. Але в теж час, погодьтеся: якщо ви необов'язкова людина, то з вами не захочуть мати серйозних справ.
Жорстке прив'язування до часу
Воно є у всіх: похід в поліклініку до призначеного часу, побачення, поїздка на поїзді, та й початок роботи на підприємстві прив'язане до певного часу. А ось при плануванні особистих справ і багатьох інших, можна використовувати гнучкий спосіб: список справ, які необхідно виконати за день. І не треба їх прив'язувати чітко на часі. Потрібно просто, виконуючи їх протягом дня, викреслювати зі списку.
Планування часу не для творчих людей
Такі люди вважають, що процес натхнення не можна спланувати. Я з цим згодна. Але навколо творчого процесу, багато рутинних справ. Прив'язані до часу: зустрічі, виставки, виступи. І не прив'язані: збір інформації, продумування ескізів і сюжетів ... Якщо ці поточні справи не планувати, то життя вільного художника перетворюється на безладну. Але все відносно, хто знає, може геніям дозволено все. Але таких не дуже багато, їх одиниці.
Планування займає багато часу
Хтось вважає, що сам процес планування, складання планів і списків справ займає багато часу і його в своєму графіку важко виділити. Дозволю собі не погодитися. Якщо немає часу навіть на це, то прийшов час зайнятися його організацією. На своєму прикладі можу сказати, що щоденний процес планування займає не більше 10-15 хвилин увечері й кількох хвилин уточнення плану вранці. Звичайно, якщо ви вирішили зайнятися цим серйозно, то перші кроки планування займуть якийсь час для того, щоб скласти плани на рік, місяць, тиждень і скласти рутинні списки, щоб не тримати все в голові.
Від того наскільки якісно ми складаємо план на день залежить ефективність того, що ми робимо. Задоволення, самооцінка, розподіл сил і часу між роботою і стосунками з близькими: все це залежить від уміння складати план на день, що називається, під себе.
Які існують види планування?
- Жорстке планування часу;
- Гнучке планування часу ;
- Планування часу по максимуму та мінімуму.
Жорстке планування - це більш відповідальний метод. При його використанні фіксується чіткий інтервал часу для виконання кожного завдання. При такому плануванні основне - це точне дотримання часу, навіть якщо завдання не виконано до кінця. Якщо ж завдання не виконане, то її завершення можна продовжити в резервний час або запланувати продовження на наступний день.
Цей метод вчить орієнтуватися в часі і планувати короткострокові справи, тобто необхідно великі завдання розбивати на маленькі. Тут немає розгойдування, виробляється самодисципліна, пунктуальність. В результаті ми досягаємо ефективності.
Але в теж час, ми отримуємо і постійна напруга від зосередженості на дотриманні часових рамок. Я думаю, що цей метод ефективний за часів цейтноту: проблеми бізнесу, написання диплома, виконання завдань на роботі офлайн. Якщо ж ми перебуваємо в постійному режимі жорсткого планування та виконання запланованих справ, то це може перетворити нас з людей на роботів. Стрес в цьому випадку неминучий.
Гнучке планування - це перелік справ без точної прив'язки до часу або звичайний список справ. Цим справах ми присвоюємо пріоритети і призначаємо кількість часу на їх виконання. У цьому випадку у нас не виникає стресу від встановлення жорстких рамок. Раптово виникли які не заплановані діла не будуть вибивати з колії.
Звичайно, при такому плануванні є вірогідність не виконання всіх намічених справ, але якщо виставляти пріоритети, основні важливі справи все-таки будуть зроблені. Без прив'язки справ з плану на день до часу часто відбувається довгий розгойдування, тобто складно буває сконцентруватися на завданні. Є сильні особистості, які можуть змусити себе зосередитися відразу, але у більшості все ж є період входження в справу.
Гнучке планування або виконання справ за списком можливо, якщо є запас часу для їх виконання. Тому потрібно починати з термінових і важливих справ.
Планування по мінімуму і по максимуму - це щось середнє між гнучким і жорстким плануванням. Вибираємо з усього списку 5-7 справ, які ми повинні зробити за день. З них всього 3 для обов'язкового виконання, тобто при будь-яких умовах ми повинні ці три справи зробити. Решта 2-4 завдання ми зможемо виконати при відмінних умовах:
- якщо у нас гарний настрій;
- якщо ми швидко виконали ті справи, які заплановані для мінімального плану.
День не пройде даремно - адже обов'язкові завдання, а їх всього три - виконані. А якщо ви встигли і якісно виконали план повністю, то порція самоповаги вам забезпечена. Такий список можна записувати як в щоденник, так і носити його в невеликій блокноті, який може знаходитися завжди поруч.
Сьогодні дуже багато можливостей, щоб допомогти собі в організації планування. Це і нагадування в телефоні, календарі та органайзери в комп'ютері, а також звичайний паперовий щоденник і блокнот - наші перші помічники.
І на завершення хочу сказати, що якщо все ускладнювати, то бажання впорядкувати своє життя швидко пройде. Тайм-менеджмент якщо їм не правильно користуватися, складний і не доступний. Якщо відразу багато справ, то він стає складним. Але якщо робити те, що потрібно, виконуючи завдання поступово, розбиваючи їх на малі, то це легко.
Ми не роботи і баланс між запланованими і незапланованими справами робить наше життя справжнім та повним. Але якщо цей баланс переважує в яку-небудь сторону, то починається або фанатизм, або хаос. Тайм менеджмент називають мистецтвом. Той, хто опановує ним, набуває протягом дня 1,5 - 2 години вільного часу.
Для мене питання: "Жити за планом чи ні?" вже не існує. Тому раджу всім: підприємцям і домогосподаркам, студентам і пенсіонерам, школярам і робочим користуйтеся плануванням справ, і Ви нічого не будете випускати з уваги.
Немає коментарів:
Дописати коментар