Планування за контекстом

Обсяг інформації і швидкість її передачі в сучасному світі зростає з вісокой швидкістю. Переможцем стає той, хто вміє найбільш швидко, організовано і ефективно працювати з інформацією і направляти її в потрібні русла. У зв'язку з цим виникає необхідність відсівати все зайве, вибирати із загальної маси справ пріоритетні, укладатися в терміни і при цьому працювати на перспективу. 

Виправдання незавершеності запланованих справ завжди можна знайти в непередбачуваних ситуаціях та непередбачених відвідувачів, в апатії і небажанні що-небудь робити, у відсутності чіткої постановки завдання і критеріїв її виконання, в тупості начальника або кругообігу побуту. Однак уміння планувати допоможе не тільки завершити необхідні справи в строк, але і закінчити їх ефективно.

Золоте правило планування

Існує думка, що тайм-менеджмент - це щохвилинний план на кожен день, а то і на тиждень, на місяць вперед, що це жорсткий регламент. Однак, великий потік інформації, нові доручення від начальства, прохання і вимоги клієнтів, необхідність підготувати або звіт, або презентацію, або чай для начальства - все це створює очевидний ефект нестабільності в роботі. Золоте правило планування свідчить, що планувати необхідно не більше ніж на 60% та дозвілля. Решта 40% - це час, який дозволить вирішити поточні питання або відволіктися на непередбачені обставини.

Час - це гроші. Скільки коштує Ваш час?

Усім і кожному відомий вислів про те, що час - гроші. Але лише одиниці насправді розуміють, про що тут йде мова.

Візьмемо простий приклад. Ви користуєтеся послугами якогось банку, який щодня вранці надає вам 86400 доларів, які ви можете витрачати так, як вам хочеться. Але при цьому, банк висуває умову: якщо ви не витратили за день всю суму, ті кошти, які залишаються на рахунку, повертаються назад у володіння банком.

Як би ви не старалися витратити ці гроші, у вас не вийде розтратити всю суму.

Така ж історія відбувається і з часом: в добі у нас виходить рівно 86400 секунд, які ми також не можемо витратити раціонально або витрачаємо, але абсолютно недоцільно. І при цьому, на наступний день ми не можемо «перевести» з цього рахунку часу ті секунди, які вчора не витратили. Їх, як і у випадку з банком, у нас відібрало життя.

Зробимо висновок: ви бездарно витрачаєте і свій час, і свої гроші, але ж могли б змусити і те, і інше ефективно працювати і приносити непоганий дохід. 

Тайм-менеджмент. Cпостереження студента.

Кожна людина на Землі хоче домогтися успіху, але у більшості це не виходить. Більшість не розуміє різницю між процесом і результатом. Інші люди, в теж час, стають професіоналами і досягають результатів. Для того, щоб досягти бажаних результатів у певній галузі, потрібно витрачати на це по 8 годин на добу. Це приблизно 5 років з режимом роботи 56 годин на тиждень. Вражає, чи не так? Виникає питання, як розпланувати свій день найкращим чином, щоб робота приносила результат і була продуктивною. Відповідь проста - освоїти тайм-менеджмент. Я для себе визначив, що тайм-менеджмент - спосіб життя людини, а головний принцип - бути залученим у процес.

Всі мої спостереження і знання я згрупував в прості поради. Чому саме поради? Бо саме поради відображають досвід окремо взятої людини і їх не треба сприймати, як «керівництво до дії».

Порада 1. Постав мету

Навіщо ти хочеш навчитися тайм-менеджменту? Швидше за все, щоб досягти результату. У такому випадку у тебе повинна бути мета. Адже, якщо немає мети - немає сенсу жити. Ось вам один надихаюча історія, про мільйонера, якого попросили виступити з промовою «Як досягти успіху в житті» перед випускниками Єльського університету. Він вийшов на сцену і каже: «Випускники, я закінчував цей університет дуже давно і з тих пір тут багато що змінилося. Зараз у багатьох з вас є машина, у вас забезпечена родина, у вас є все для хорошого життя. Коли я прийшов у цей університет у мене не було нічого, коли я закінчував у мене також не було нічого, але в мене була тільки одна річ, якої я не бачу ні в одного з вас - мета. Саме вона допомогла добитися успіху! А у вас я ні в кого її не побачив. І так ... в кінці мене попросили сказати вам що-небудь хороше: удачі, хлопці, життя - цікава штука!». Потім він розвернувся і пішов. У залі була тиша, кожен сидів зі своїми думками. Після його промови всі випускники вирішили написати свої цілі. Через 25 років помітили, що випускники того року стали набагато успішніше, ніж випускники інших років.

Багатозадачність та паралельні справи

Деякі працівники вказують в резюме в якості одного з важливих ділових якостей «вміння працювати в режимі багатозадачності», а деякі роботодавці називають його ж, складаючи портрет ідеального кандидата. Проте насправді спроби працювати в режимі багатозадачності здатні підкосити ваше здоров'я і загубити кар'єру.

Небезпечна помилка

Гуру менеджменту Пітер Друкер в одній зі своїх статей писав: «Я ніколи не зустрічав керівника, який, виконуючи більше двох завдань одночасно, міг би залишатися при цьому ефективним». Однак міф про те, що можна працювати в режимі багатозадачності і зберігати ефективність, чомусь досі живий. І навіть незважаючи на запевнення вчених, які стверджують, що мультизадачность протиприродна, і ні за яких умов людський мозок не здатний одночасно працювати над двома завданнями одночасно, як і раніше знаходяться ті, хто готовий з ними сперечатися, доводячи зворотне. «Вам здається, що ви робите кілька справ відразу, але насправді ви володієте завдання в певному порядку і вирішуєте, яку з них зробити в конкретний момент часу», - стверджує Джордан Графман, керівник напрямку когнітивної нейронауки Національного інституту неврологічних розладів та інсульту (NINDS).

Девід Мейер, директор лабораторії з вивчення мозку, пізнавальних здібностей і діяльності людини при Мічиганському університеті, стверджує, що мультизадачность призводить до уповільнення у виконанні роботи (в два і більше рази) і збільшує шанси на помилку. За його словами, перемикання і переривання заважають нашій здатності обробляти інформацію, істотно знижують продуктивність. «Люди можуть думати інакше, але це міф, - говорить він. - Неможливо подолати вроджені обмеження мозку».

Щоденний лист

Непроста робота скласти програму справ для одного дня. Виберіть день і відзначте на цьому аркуші всі справи, які ви планували зробити в цей день, а також те, що ви хочете виконати у вільний час. До справ, які заплановані завчасно, додайте поточні: рутинні і ті, що з'явилися в останні дні.

З плином часу, коли ви наберетеся досвіду, ви зможете відтворювати лист у своїй пам'яті, використовуючи щоденник тільки для контролю вашій пам'яті, а також в дуже напружені дні, коли вам належить багато зустрічей і різних справ.

Встановіть межі часу для виконання кожного завдання. Виробляйте вміння завжди оцінювати час, необхідний для виконання будь-якої роботи, наприклад проведення інтерв'ю або написання звіту. Перевіряйте згодом реальні витрати часу, щоб переконатися, чи були ваші оцінки реальними.

Потім встановіть пріоритети. Пріоритети складаються з двох компонентів в різній пропорції: терміновість і важливість. Терміновість означає. що ви повинні відремонтувати проколоту шину вашого автомобіля, але сама справа не є важливим. Важлива справа означає, що вам пора подумати про маркетингову стратегію вашої компанії, але це справа не є терміновим. Але якщо справа і термінове, і важливе, то це означає, що виконавчий директор вашої компанії запросив вас на нараду до нього в 4 години 30 хвилин пополудні для обговорення нової стратегії продажів.

Економія часу за допомогою планування

Люди, навіть якщо вони не складають графіки на папері, все одно якимось чином планують, що, як і коли їм потрібно зробити, чи будуть вони робити це поодинці або попросять чиєїсь допомоги, які ресурси їм для цього потрібні. Час на планування все одно присутній, просто воно може бути прихований. Весь час на графіку - це загальний час роботи.

Припустимо, для написання звіту Вам потрібно 4 години. Ви витрачаєте зазвичай 10 хвилин на планування. Витративши додатково ще 8 хвилин на більш ретельне планування, можливо, ми отримаємо годину виграшу в часі за рахунок того, що написання звіту буде проходити більш ефективно, можливо, ми доручимо частину роботи іншим співробітникам, скористаємося вже наявною інформацією і т.д. Одержаний виграш у часі ви можете куди-небудь використовувати. У цьому і полягає сенс планування.

Правило 10/90

10% часу, який витрачений на планування до початку роботи, економить 90% часу при вирішенні поставлених завдань.

Хронометраж: від теорії до практики

Хронометраж - це метод, який допомагає відстежити, на що витрачається ваш час. Хронометраж не є самоціллю і не проводиться в ім'я себе самого. Надмірне захоплення їм і неправильне використання може не тільки не принести користь, але і завдати шкоди: тоді замість оптимізації тимчасових витрат, ви отримаєте зворотний ефект. Варіанти проведення хронометражу можуть бути різними.

Параметри, за якими можна «урізноманітнити» проведення хронометражу:

У чому вести хронометраж

Від блокнота і ручки до Google Календаря. Якщо ваше робоче місце - стіл і комп'ютер, хронометраж можна вести безпосередньо на комп'ютері. Плюси: зручність, можливість використання спеціальних програм, економія місця. Мінуси: неможливо взяти з собою, особливо, якщо у вас бувають виїзди на об'єкти, до клієнтів і т.д. Більше підходить для проведення хронометражу робочого дня.

Технологія 4 «П» в time management

Щоб ефективно управляти своїм часом, потрібно застосовувати технологію чотирьох «П». Вона описує чотири наріжних «каменя», які необхідні для досягнення своїх цілей: Постулат, Планування, Виробництво та Продукт.

1-й «камінь» - Постулат

У нашій концепції управління часом людина спочатку визначає, чого він хоче досягти, визначає свої бажання і життєві цілі - це і є постулат. Постулат - це ідея про майбутнє, що не вимагає доказу. Якщо я, наприклад, кажу, що я 1 січня 2013 буду мільйонером, то це не потребує доведення зараз. Я буду мільйонером. У мене буде великий п'ятиповерховий будинок. Не потрібно доводити, потрібно просто заявити. Постулат відповідає на запитання: «Яким я буду в майбутньому? Які свої мрії я реалізую? »

Побачити своє майбутнє складно. Для багатьох це - велика проблема. Але це можливо. Потрібно просто прислухатися до себе.

Види планування: жорстке, гнучке, планування по максимуму та мінімуму

Останнім часом доводиться вирішувати все більше і більше різних завдань. Як все це встигнути? Як вибрати найнеобхідніше і приділити час тому, що потрібно і тому, що цікаво? І без вирішення питання: «Жити за планом чи ні?» нічого не вийде. Складаючи плани, списки справ, застосовуючи різні методики потрібно познайомитися з мистецтвом організації часу ближче. Тайм-менеджмент - що це?

Тайм-менеджмент - це методи, інструменти та методики, націлені не тільки на ефективну організацію часу, а й на вивільнення його. Простіше кажучи: робити більше, витрачаючи менше часу, а значить і менше втомлюватися. І головне: прибрати з життя аврали або просто жити без метушні.

Кольоровий time management

Ще один інструмент для підвищення ефективності роботи за комп'ютером - оформлення робочого столу. Обої, заставка - те, що Ви бачите на самому початку роботи, коли тільки включаєте свій комп'ютер або ноутбук - безумовно впливають на Вашу роботу. Яким же чином заставка робочого столу може зробити ефективнішим робочий час?

Розглянемо вплив кольору на ефективність роботи. Давно відомо, що різні кольори по різному впливають на наш настрій і інші психо-фізіологічні процеси. І на працездатність кожен колір впливає по своєму і цей вплив необхідно враховувати при стимулюванні трудової діяльності.

Вплив основних кольорів на працездатність:

Закон Паркінсона: скорочуємо собі дедлайни

Якщо ви хочете все встигати і робити більше, вам точно треба знати перший закон Паркінсона. Британський історик, журналіст і автор Сиріл Нортон Паркінсон придумав свій закон ще в середині XX століття. Вперше він з'явився в статті видання «Економіст» («The Economist») в 1955 році, і пізніше став основою для книги Закон Паркінсона.

Минуло майже 60 років, але актуальність цього закону про роботу не пропаде ніколи, і на його основі цілком можна побудувати свою методику продуктивності.

Робота заповнює час, відпущений на неї

Паркінсон мав повне право робити такі твердження - якийсь час він працював на державній службі в Британії і бачив, як працює механізм бюрократії. Там дотримуються принципу «працювати більше, а не краще».

Якщо ж розібрати перший закон Паркінсона, виходить, що якщо ви даєте собі тиждень на завдання, яке можна виконати за дві години, то завдання підлаштується під ваші запити і стане складним, якраз щоб заповнити тиждень, яку ви на нього відвели.

Метод АБВГД

Зараз існує дуже багато способів планування свого робочого дня, справ. Деякі способи з досить складною структурою і системою, які підійдуть для більш інтенсивного робочого графіка і великої кількості завдань і справ.

У цій же публікації, я хотів би показати вам дуже простий спосіб структурування і розподілу справ, який підійде для всіх новачків і допоможе вам налаштувати ваш тайм-менеджмент. Для розстановки пріоритетів користуйтеся методом «АБВГД». Поставте одну з цих букв перед кожним завданням, зазначеним у вашому списку перед початком роботи:

А - серйозні і важливі справи. 

Їх ви зобов'язані зробити, тому що вони тягнуть за собою серйозні наслідки. Якщо важливих справ багато, розбийте їх на підгрупи за ступенем важливості.

Піраміда Франкліна

Як правило, жоден семінар з тайм-менеджменту не обходиться без короткого опису однієї з найвідоміших, старих і дієвих технік управління часом - піраміди Франкліна (в англійському іноді вживається форма «productivity pyramid»). Відсилання до даної методики і використання окремих її постулатів можна знайти у багатьох успішних бізнес тренерів - Стівена Кові, Кена Крога, Джоела Уелдона, Дениса Уейтлі. Вона здобула популярність і у багатьох західних директорів, керівників, менеджерів різних ланок.

Але піраміда Франкліна - щось більш універсальне, ніж управління часом. Це комплексна система постановки і досягнення цілей, яка розрахована на все життя. Відмінність піраміди Франкліна від інших методик в тому, що вона планує не тільки час, але і зайнятість, шляхи досягнення глобальної мети. Ця техніка «спрямована в майбутнє» - на виявлення того, що повинно бути зроблено, а не на перегляд поточної діяльності з метою більш ефективної її організації.

Бенджамін Франклін (1706-1790) - політик, дипломат, вчений, винахідник, журналіст, бізнесмен, один з батьків-засновників США та авторів Конституції. Перший американець, що став іноземним членом Російської академії наук. Був дуже впливовим політиком, незважаючи на те, що ніколи не був президентом США. Його біограф з цього приводу навіть пожартував одного разу: «Бенджамін Франклін - єдиний президент Сполучених Штатів Америки, який їм ніколи не був». Портрет Франкліна бачив кожен, хто хоч раз тримав у руках 100-доларову купюру. Саме він автор стала крилатої фрази: «Час - гроші».

Заточить пилу

Звичка номер 7 з книги Стівена Кові - «7 звичок високоефективних людей» звучить як «Заточка пили». Кові використовує аналогію з лісорубом, який пиляє кілька днів без зупинки, і це починає ставати все менш і менш продуктивним. Процес роботи затупляє лезо. Рішення даної проблеми полягає в заточенню пилки.

Я виявив, що на практиці більшість людей не розуміють, що заточка пилки реально важлива. Якщо ви виснажувати себе роботою, ваша продуктивність починає падати, здоровий глузд говорить що потрібно відпочити, а може бути навіть піти у відпустку. Однак це не заточка пилки - це відкладання її в сторону. Якщо ви відкладаєте пилку в сторону, то коли ви візьмете її знову, лезо раніше буде не заточене.

Заточення пилки насправді аналогія. Подумайте про те, що буде означати вислів «заточити пилку свого життя». Ось деякі з ідей:

Розстановка пріоритетів

Ви ймовірно з знайомі з ідеєю розстановки пріоритетів. Ви дивитеся на свій список справ, проектів або завдань і сортуєте їх у порядку від найбільш важливих до менш значущим. Потім ви фокусируете увагу на найважливіших завданнях, перш ніж приступити до менш значущим. Тут немає нічого дивного...

Але припустимо, новий пріоритет приходить у ваше життя, і він вимагає великої інвестиції часу. Може бути, ви хочете почати займатися програмою фізичних вправ, присвячуючи цьому кілька годин на тиждень. Ви відчуваєте, що у вас немає вільного часу для того, щоб вставити тренування в ваш графік. У будь-якому випадку, ідея вільного часу трохи дурна. Ви завжди використовуєте час для чогось, навіть якщо це розваги чи відпочинок.

Тому, єдиний спосіб додати щось нове у ваше життя - це видалити щось старе. Ви вже наповнили 24 години звичними діями, будь це сон або робота, відпочинок або навіть ліньки. Ви не можете просто вставити туди додаткову годину і створити 25 годинний день. 

Японська система 5S

Розмірковуючи про концепцію тайм-менеджменту, більшість людей має на увазі систему управління власним тимчасовим ресурсом, розроблену західними фахівцями. Це більш ніж обгрунтовано, адже саме там з'явився теоретичний і практичний фундамент знань, які дають можливість максимально ефективно управляти кожною хвилиною свого життя.

Далеко не всі знають, що на Сході також є свої методики тайм-менеджменту, які нічим не гірші, а в деяких аспектах навіть більш ефективні, ніж західні концепції. Говорячи про східних країнах, ми маємо на увазі Японію, адже саме країна висхідного сонця стала батьківщиною багатьох бізнес-технологій (перше, що спадає на думку - система Кайдзен, але сьогодні мова не про неї). Японська система 5S є явною демонстрацією того, яких вершин досягли ділові люди цієї країни в управлінні власним часом.

Що таке система 5S

Японська система 5S відкриває можливості для оптимізації робочих умов в офісі або на виробничому об'єкті. Вона включає в себе необхідність створення і підтримки порядку на робочому столі, акуратність, а також комплекс заходів, спрямованих на економію часу та енергії. Говорячи інакше, система 5S дозволяє усунути той хаос, який властивий будь-якому робочому процесу. На виробництві або в офісі, де відбувається взаємодія безлічі людей, безлад практично неминучий. Впровадження системи 5S дозволяє знизити вплив цього негативного фактора практично до нуля.

Метод АВС

Метод ABC зарекомендував себе, як найбільш простий і продуктивний метод для досягнення позитивного результату. Метод ABC-аналізу призначений для сортування найбільш важливих справ і відсіювання всього непотрібного, що відволікає або веде вбік від досягнення основної мети. 

По суті, в даній методиці об'єднані Матриця Ейзенхауера і Принцип Парето. Перше поняття описує важливість того чи іншого завдання на момент аналізу. Друге – визначає кількість часу, який може бути витрачено на виконання завдання відповідно до її «терміновістю / важливістю». 

Група А - справи, які мають значний вплив на ваше майбутнє і обов'язкові до виконання: «термінові і важливі справи». Це першорядні і невідкладні справи, які слід виконувати саме вам, так як вони найбільш складні і підлягають виключно вашому виконанню. Незважаючи на те, що дані справи вимагають безпосередньої уваги, а вклад їх у досягнення мети становить близько 65%, витратити на виконання цих справ потрібно лише близько 15% часу. 

Закон Парето (принцип Парето, принцип 20/80)

Принцип Парето - один з найбільш істотних законів, здатних підвищити вашу ефективність. Згідно з ним «80% результату досягається за рахунок 20% всіх витрачених зусиль, а інші 80% дають лише 20% всього результату». Зараз спробую пояснити, як дія даного принципу забезпечить більш високі результати у вашій діяльності.

Приклади дії закону Вільфредо Парето

Отже, почнемо вивчати принцип Парето в дії. Розглянемо, наприклад, майбутню роботу, яку вам належить зробити за сьогодні (або завтра). Для початку подумки уявімо, з яких етапів складатиметься ця робота, а далі виявимо найбільш ефективні з них - тобто ті дії, які приведуть швидше за всіх до результату. Тобто, наприклад, якщо вам належить скласти договір, то найбільш важливим дією, спрямованими на його виконання, виявиться безпосереднє написання тексту, а збір інформації, моніторинг посібників або довідників - вже вдруге.

Принцип Парето (або як його часто називають принцип 20/80) застосуємо до будь-яких ситуацій і будь-яким сферам життя, дотримуючись практично рівні пропорції, зокрема:

Матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера - один з найефективніших методів короткочасного планування. Стаття описує суть цього методи і покрокову інструкцію використання матриці. Коли цейтнот накриває з головою, коли ми витрачаємо купу часу і сил, енергії на виконання поточних завдань, а вони все одно навалюються і не вирішуються, коли ми не знаємо за що хапатися, допоможе це вирішити тільки одне - грамотне планування!

Планування - один їх найважливіших інструментів досягнення мети. При грамотному плануванні ефективність вашої діяльності зростає в багато разів. Людина, який орієнтований на підвищення особистої ефективності, неодмінно повинен (необхідно) вміти грамотно планувати. Якщо ви зіткнулися з проблемою велику завантаженість і хочете її вирішити, в даному випадку краще використовувати метод щоденного планування. Один з найбільш простих і ефективних способів - це планування по методи Ейзенхауера.

Ейзенхауер Дуайт - це американський державний і військовий діяч, президент США. Який відрізнявся хорошими організаторськими здібності, і використовував для планування свого часу цю матрицю. Використовується матриця Ейзенхауера для короткочасного планування. На одні або кілька днів. Суть це методу полягає в розстановці пріоритетом на ступенем важливості і терміновості. Тобто всі завдання, які є на поточний період, поділяються за категоріями в залежності від їх важливості і терміновості виконання.

Всього чотири категорії: А, B, C, D.

Методи тайм-менеджменту

Для того, щоб почати зміни в своєму житті не обов'язково використовувати громіздкі та дорогі схеми. Існує кілька досить простих прийомів, застосування яких дозволяє змінити негативне ставлення до процесу досягнення результату на позитивне. Завдяки їм Ви будете отримувати задоволення від того, що робите. Як часто нам доводиться пригнічувати в собі звичку відкладати все на потім? Чому не виникає бажання братися за будь-яке починання, виконувати будь-яку роботу?

Основні причини:
1) нам потрібно прийняти рішення, але ми боїмося відповідальності;
2) перед нами поставлено завдання невелика, але неприємна;
3) робота, яку треба виконати, здається нам складною і громіздкою.

Справитися з негативними емоціями, пов'язаними зі згаданими вище перешкодами на шляху до досягнення результату, допомагають такі методи тайм-менеджменту, як: метод «помідора», «поїдання слона», «ковтання лягушки» та «швейцарського сиру». Далі розглянемо більш детально кожен з них.