Обсяг інформації і швидкість її передачі в сучасному світі зростає з вісокой швидкістю. Переможцем стає той, хто вміє найбільш швидко, організовано і ефективно працювати з інформацією і направляти її в потрібні русла. У зв'язку з цим виникає необхідність відсівати все зайве, вибирати із загальної маси справ пріоритетні, укладатися в терміни і при цьому працювати на перспективу.
Виправдання незавершеності запланованих справ завжди можна знайти в непередбачуваних ситуаціях та непередбачених відвідувачів, в апатії і небажанні що-небудь робити, у відсутності чіткої постановки завдання і критеріїв її виконання, в тупості начальника або кругообігу побуту. Однак уміння планувати допоможе не тільки завершити необхідні справи в строк, але і закінчити їх ефективно.
Золоте правило планування
Існує думка, що тайм-менеджмент - це щохвилинний план на кожен день, а то і на тиждень, на місяць вперед, що це жорсткий регламент. Однак, великий потік інформації, нові доручення від начальства, прохання і вимоги клієнтів, необхідність підготувати або звіт, або презентацію, або чай для начальства - все це створює очевидний ефект нестабільності в роботі. Золоте правило планування свідчить, що планувати необхідно не більше ніж на 60% та дозвілля. Решта 40% - це час, який дозволить вирішити поточні питання або відволіктися на непередбачені обставини.
Хронос і кайрос
Виконання багатьох завдань не так просто запланувати. Наприклад: «Якщо зустріч директора - вирішити питання про постачання». «По дорозі на роботу не забути віднести пальто в хімчистку». «Коли буду в банку, заплатити комунальні послуги». «Якщо подзвонить Іванов - обговорити ідею другого проекту». Під яким часом записати ці завдання в щоденнику, на який час встановити нагадування на мобільному телефоні? Адже нагадування спрацює не під час дзвінка Іванова. Як же справлятися із завданнями, виконання яких важко запланувати заздалегідь на точно певний момент часу? У стародавніх греків було два різних слова для позначення часу. «Хронос» - лінійне, астрономічне, измеримое час, звичне нам час щоденників і органайзерів. І «кайрос» - зручний момент, комфортні умови для вчинення будь-які справи. Згадайте свій робочий день - скільки завдань у вас прив'язане до жорсткого «Хроносу», а скільки - до гнучкого «Кайрос»? Багато задач практично неможливо прив'язати до жорсткого часу виконання. Можливість їх виконати пов'язана з наявністю потрібного «Кайрос», контексту, сукупності сприятливих обставин.
Контекстне планування
Контекст (кайрос) - сукупність умов, сприятлива для виконання будь-якої задачі.
Контекстне планування - це техніка тайм-менеджменту, яка грунтується, на виявленні типових для людини контекстів, тобто часто повторюваних подій, справ або зустрічей. В офісі таким контекстами можуть бути зустріч з начальством, дзвінок постійного клієнта, завезення канцелярії і так далі.
Систему контекстного планування можна налагодити в будь-якому щоденнику: як в електронному, так і в паперовому, а також за допомогою стікерів і картонних закладок.
Електронний або паперовий щоденник. Для кожного контексту в щоденнику необхідно завести сторінку або дві, а може, і більше - залежить від обставин. В електронному планувальнику, наприклад в Google Calendar, в розділі «Завдання» заводиться відповідна контексту категорія. Після цього завдання, що приходять в протягом дня, слід записувати не простим списком на папері в довільному порядку, а відповідно до контексту - на потрібну сторінку щоденника або в відповідну категорію електронного планувальника.
Зручність цієї техніки планування полягає в тому, що вам більше не доведеться, йдучи до начальства, переривати свої записи в пошуках того, що ви хотіли запитати, але зараз забули і не можете знайти в своєму розділі Завдання за розкладом. При дзвінку важливого клієнта, ви не забудете нагадати йому, що рахунок все ж потрібно оплатити, що у вас з'явилася нова послуга і так далі. Просто при виникненні певного контексту ви заглядаєте на потрібну сторінку щоденника і всі питання, побажання, завдання та інше - у вас перед очима. При разовому виникненні контексту з'являється можливість вирішити відразу масу питань.
Крім того, навіть при такій структуризації щоденних завдань, необхідно вміти виділяти головне, в тому числі в рамках самого контексту. Найбільш важливі і пріоритетні справи слід виділяти яскравим кольором, а неважливі або незначні залишати без виділення. При цьому не варто ділити справи виключно на важливі і неважливі: є все ж і проміжні ступені важливості. Розбийте свої справи на дві або більше категорії відповідно до їх пріоритетності та кожної категорії надайте той чи інший колір. І починайте виконання справ зі свого списку з найбільш пріоритетних і важливих завдань.
Стікери для гнучких завдань. Інший спосіб управління «кайросовимі» завданнями в щоденнику - записувати їх на стікери і прикріплювати на ті дні, в які ви припускаєте наступ «Кайрос». Якщо «кайрос» відкладеться - завдання можна буде легко перекинути на інший день. Таким чином, в вашому щоденнику зникне шлейф викреслювати і переписував завдань, які переходять з дня на день через відсутність «Кайрос».
Закладка з контекстними завданнями. Багаті можливості для поліпшення планування в щоденнику дає така проста річ, як закладка. Візьміть аркуш цупкого паперу або картону, використовуйте його в якості закладки в щоденнику. На цьому аркуші можна:
- виписувати завдання, не прив'язані жорстко до конкретного дня, так, щоб вони завжди були перед очима;
- тримати список найактуальніших на даний момент контактів;
- виписувати «теми для роздумів», ідеї та думки, що вимагають розвитку.
Таким чином, планування за контекстом є дуже гнучким і ефективним інструментом навіть в постійно мінливій, нестабільній обстановці. Як вже говорилося, така техніка планування дозволяє вирішити відразу кілька питань при виникненні одного контексту. Вона ідеально підходить як для начальства, так і для підлеглих.
На закінчення важливо сказати те, з чого варто було б починати: техніка контекстного, та й будь-якого іншого планування не працює без звички записувати. Пам'ятайте, що в століття інформації все необхідне просто неможливо утримати в голові. Стара народна мудрість про те, що самий тупий олівець гостріше найгострішою пам'яті, актуальна сьогодні як ніколи. Маючи звичку записувати, пишіть структуровано і організовано - використовуйте техніку планування за контекстом.
Стікери
ТАКОЖ РЕКОМЕНДОВАНО ДО ЧИТАННЯ:
Тайм-менеджмент - це методи, інструменти та методики, націлені не тільки на ефективну організацію часу, а й на вивільнення його. Простіше кажучи: робити більше, витрачаючи менше часу, а значить і менше втомлюватися. І головне: прибрати з життя аврали або просто жити без суєти. Які ж уснують види планування? Продовжити читання...
В тайм-менеджменті за допомогою стікерів та кольорових карток можна вирішити найрізноманітніші завдання: скласти список справ, сортувати їх по терміновості та важливості, а також за контекстом, по сферах життя та по дням тижня. Як же застосовувати різнокольорові стікери і картки для записів з користю для себе та інших? Продовжити читання...
Кожен день нам необхідно виконувати багато важливих обов'язків та завдань, які не завжди можна втримати в голові. Для того, щоб не забути про важливу зустріч або День народження ми використовуємо щоденник, за допомогою можна структуровано спланувати свій день. Це незамінний інструмент планування робочого та особистого часу. Продовжити читання...
Немає коментарів:
Дописати коментар