Хронометраж - це метод, який допомагає відстежити, на що витрачається ваш час. Хронометраж не є самоціллю і не проводиться в ім'я себе самого. Надмірне захоплення їм і неправильне використання може не тільки не принести користь, але і завдати шкоди: тоді замість оптимізації тимчасових витрат, ви отримаєте зворотний ефект. Варіанти проведення хронометражу можуть бути різними.
Параметри, за якими можна «урізноманітнити» проведення хронометражу:
У чому вести хронометраж
Від блокнота і ручки до Google Календаря. Якщо ваше робоче місце - стіл і комп'ютер, хронометраж можна вести безпосередньо на комп'ютері. Плюси: зручність, можливість використання спеціальних програм, економія місця. Мінуси: неможливо взяти з собою, особливо, якщо у вас бувають виїзди на об'єкти, до клієнтів і т.д. Більше підходить для проведення хронометражу робочого дня.
Коли робити записи
Можна робити записи по ходу справи, фіксуючи поточні події у вільній формі. Інший варіант - виділити конкретний час. Наприклад, робити записи в кінці кожної години. Рідше робити не рекомендовано, тому що висока ймовірність випустити з уваги будь-яку подію.
Часовий інтервал записів хронометражу
Ви заздалегідь вибираєте інтервал часу, який будете відображати в хронометражі. Наприклад, описувати події за кожні 15 хвилин. Тоді, якщо ви вибрали час для записів «в кінці кожної години», у вас має бути зроблено 4 нових записи з інтервалами в 15 хвилин. Робити інтервал записів менше 15 хвилин не рекомендую, інакше хронометраж «затьмарить» поточні справи. Пам'ятаємо, що хронометраж - інструмент, а не сама мета.
Форма ведення хронометражу
Формат універсальний: «подія-час», або «час-подія». Обираєте зручний для вас, не можете вибрати - пробуйте і той, і інший, потім вибираєте. Складаєте таблицю: назви граф відповідно «подія», «час». Або «час», «що робив». Рекомендую додати третю колонку, в якій будете давати оцінку події в той чи інший момент проведення хронометражу, наприклад, подія «бесіда в чаті» або «гра в пасьянс» оціните як «поглинач» або «даремна трата».
Аналіз хронометражу
Як вже було сказано вище, третя колонка таблиці витрат часу - аналітична. Тут можна ввести різноманітні характеристики подій: від «поглиначів часу» до «наближають до мети» і «пріоритетних». Детально буде показано на конкретних прикладах, це тема одній з наступних статей.
Періодичність проведення хронометражу
Все індивідуально. Дехто веде хронометраж роками. Комусь набридає періодично, комусь - назавжди. Оптимальний варіант ведення хронометражу наступний: вести хронометраж постійно необхідну кількість часу. Необхідна кількість - те, яке дозволить вам виявити закономірності ваших тимчасових витрат. Комусь знадобиться рік, комусь кілька місяців. У будь-якому випадку, чим довше вести хронометраж, тим ясніше складається картина ваших індивідуальних взаємин з часом, формується почуття часу. Далі: проводите аналіз, коригуєте тимчасові витрати, оптимізуєте їх і знову проводите хронометраж. Коли витрати часу стануть оптимальними та ефективними, а головне - результат буде стабільним, можна зробити перерву і повертатися до проведення хронометражу періодично (наприклад, 2 рази на рік по 2 тижні).
Питання оптимізації часу будуть розглянуті більшою мірою з позицій працівників так чи інакше пов'язаних з інтернетом: від офіс-спільноти до людей, повністю працюють в онлайні (або прагнуть до цього). Але в цілому, при бажанні і старанні, користь з написаного може отримати для себе кожен. Для оптимізації часових витрат необхідно провести аналіз витрат часу в цілому: і корисні витрати, і даремні. Офісі працівники, які мають доступ до інтернету, найбільше схильні витрачати час на спокуси, що надаються інтернетом.
Більше ніж 80% працюючих під час роботи відволікаються на новини, приватну пошту, соціальні мережі. Подробну статистику можна переглянути тут.
Зрозуміло, що витрати часу, не пов'язані з роботою колосальні. Збитки несуть і роботодавці і працівники. Для тих, хто усвідомив масштаби лиха, пропоную почати виправляти ситуацію з самих себе. Методика підрахунку збитків проста. Все, що потрібно - блокнот для записів. Проводимо так званий хронометраж. А попросту - записуємо відбувається за день у форматі «час-подія».
Приклад хронометражу:
08.00 - вийшов з дому на роботу.
08.30 - 9.00 - зустрів сусіда, обговорили погоду і природу
09.15 - прийшов в офіс (запізнився на 15 хв)
09.15 - 10.15 - читання пошти, відповіді на листи
10.15 - 11.00 - пив каву, спілкувався по телефону з одним
11.00 - 12.45 - складав план нового проекту
12.45 - 14.00 - працював в інтернеті, заходив на Однокласники, переглянув фотки друзів одного.
Практичні поради з матеріалами книги Гліба Архангельського «Тайм-драйв»:
- Звертайтеся до блокнота 1 раз на півгодини-годину, фіксуйте справи з точністю до 5-10 хвилин;
- Спочатку ви будете забувати вести хронометраж і це нормально. Продовжуйте вести його з того моменту, як згадаєте. Через кілька днів ведення хронометражу увійде в звичку і «перепусток» буде все менше;
- Не фіксуйте справи тривалістю менше 5 хвилин.
- Вести повний облік бажано 3-4 тижні, тоді буде видно загальна картина, можна буде відстежити закономірності ваших тимчасових витрат.
Ділимо витрати на категорії:
- корисні (відносяться безпосередньо до роботи, пов'язані з вашими планами і сприяють досягненню ваших цілей);
- можна скоротити (те, що ви вважаєте за необхідне, але на що, на вашу думку, можна було б витратити менше часу);
- даремні (те, чого робити не варто було б, про що ви шкодуєте, за що ви себе лаєте).
Користь хронометражу:
Сам по собі процес ведення хронометражу дисциплінує, бадьорить і налаштовує на оптимізацію тимчасових витрат (скорочення непотрібних і збільшення корисних). Крім того, проаналізувавши витрати, можна знайти закономірності, характерні саме для вас. Наприклад: «після обіду я зазвичай займаюся серфінгом в Інтернеті, читаю даремні блоги, форуми («курилка») або... (продовжити)». Знаючи цю особливість, можна спланувати саме на цей час невідкладне захід на робочому місці або запланувати зустріч з клієнтом.
Хронометраж - просте, доступне, безкоштовне і ефективний засіб для оптимізації витрат часу і діяльності в цілому. Хронометраж збільшує наші можливості управляти своїм часом. Правильний підхід до ведення хронометражу зробить процес не тільки корисним, але також захоплюючим і цікавим.
Немає коментарів:
Дописати коментар