Як скласти список справ

Сьогодні стало загальноприйнятим явищем, що однією з ознак успішності, це коли у людини багато справ і постійно немає часу. Одна річ, коли людина спокійно і не поспішаючи, досягнувши певного рівня майстерності, швидко, ефективно і якісно виконує свою роботу. І зовсім інше, коли людина вічно поспішає, постійно нервує і знаходиться у напруженому стані. Робота, дім, работа і тотальний брак часу. Поспіх призводить до постійного стресового стану організму, порушення здоров'я та психіки. Проте змінити такий стан речей може кожен.

Організованість - важлива якість, що дозволяє контролювати своє життя. У цій статті Ви дізнаєтесь, як скласти список робочих і домашніх справ на день, тиждень; що для цього потрібно зробити; як спланувати свої щоденні справи, щоб вести їх більш ефективно і жити повноцінно. Привчити себе складати список справ може бути непросто. Будьте готові, що ваша свідомість буде чинити опір і намагатися всіляко ухилитися від виконання завдань. Однак, якщо правильно скласти список справ, він не тільки не буде лякати Вас, але і підштовхне до більш активної і продуктивної роботи. 

Часто виникає скептичне питаггя: «Навіщо планувати рутину і тим самим робити її ще нуднішою?». Але це не так. На думку одного з гуру тайм-менеджменту, творця популярної методики Getting Things Done Девіда Аллена, якщо записати на папір свої поточні задачі, ваш мозок звільниться для більш творчих завдань. Складання списку справ на день і в довгостроковій перспективі на тиждень потрібно для того, щоб не допустити втрати часу, бути більш організованим і зібраним, діяти і працювати ефективно.

Список справ - один з ефективних інструментів планування та організації часу. Ми створюємо списки справ, продуктові списки, списки пам'яток, які хочемо відвідати під час відпустки. Ця проста звичка збільшує нашу денну продуктивність, дозволяє відчувати себе менш перевантаженими. Отже, як скласти список справ і слідувати йому?

1. Проведіть дослідження

У соціології використовується таке поняття як «польовий етап». Він має на увазі всебічне широке дослідження предмета чи явища в реальних умовах з метою збору даних для подальшого аналізу. Щоб скласти список справ, в першу чергу потрібно провести оцінку витрачання часу на ту чи іншу діяльність. Поспостерігайте деякий час за собою. Перед тим як спланувати свій день, уточніть скільки в середньому часу займає, наприклад, ділове листування, наради, підготовка до семінарів, одним словом все, чим ви зазвичай займаєтеся. Це дозволить скласти реальний список справ, який ви встигнете зробити за свій звичайний день.

2. Плануйте заздалегідь 

Єдиної думки тут немає - одні стверджують, що писати список справ краще з ранку, на свіжу голову, інші, що краще це робити ввечері. Кожен для себе вирішує самостійно, коли йому братися за складання списку справ, з урахуванням зайнятості та багатьох особистих чинників. Але сприяти ефективності це буде однозначно. 

3. Пишіть конкретні пункти

Якщо вам потрібно зайти в продуктовий магазин після роботи, то до пункту «Зайти в магазин» в щоденнику відразу прикладіть і список покупок. У такому випадку ви не втратите час на ходьбу по всіх відділах з метою згадати, за чим ви прийшли. Також важливо включати в свій список справ тільки те, чим ви реально займаєтеся. Якщо у ваших планах на майбутнє почати писати статті в блог, зайнятися декоративним розписом або навчитися робити яйця Фаберже з бісеру - запишіть це в окремий список.

4. Плануйте не тільки робочі справи, а й особисті

Для цього потрібно дотримуватися режиму дня. Відповідні коригування потрібно вносити під час відпустки, вихідних, свят. Якщо ви сильно втомлюєтеся на роботі, не потрібно сильно наповнювати список справ на вечір, краще надайте вільний час відпочинку. Поза роботою намагайтеся ставити завдання реальні і обов'язково їх виконувати. Пункт «купити молоко по дорозі додому» потрібно реалізувати, незважаючи на те, що він незначний, а Ви не хочете стояти в черзі в супермаркеті. В іншому випадку - не вносьте його в список справ.

5. Ранжируйте завдання за ступенем важливості

Психологи рекомендують починати день з виконання кількох легких справ, які ви запланували. Це може бути, наприклад, зарядка. Суть прийому в тому, що виконавши кілька пунктів і закресливши їх у своєму щоденнику / списку справ / поставивши галочку «зроблено» у спеціальній програмі на комп'ютері, ви побачите, що дотримуватися плану не так важко і підбадьоритеся.

Важливі завдання потрібно вирішувати в кілька етапів. Для цього можна скористатися методом «поїдання слона» («розрізання біфштекса»). Згідно цій техніці вся проблема - це слон, або, якщо завгодно, біфштекс. Справитися з великим слоном самому складно, так само як і проковтнути біфштекс за раз. Для вирішення ми ділимо «слона» на кілька частин - хобот, ноги, тулуб, і кожен день вирішуємо по окремо взятому аспекту.

Допоможе також знайомство з основними методами тайм-менеджменту. Так, в книгах Брайана Трейсі і Девіда Аллена зібрано багато корисної інформації з детальним описом технік вирішення завдань, складання ефективних списків справ і багато чого іншого.

Як дотримуватися списку справ?

• Список справ повинен бути у Вас перед очима, в такому випадку Ви точно нічого не забудете. Краще записувати важливі завдання червоним кольором. Сприйнятливість людського мозку до яскравих кольорів вище, отже, такі завдання будуть виділятися та краще привертати увагу.
• Не ставте в свій список більше 7 пунктів. У вас просто не вистачить часу, щоб зробити все та Ви почнете хвилюватися, що не встигаєте впоратися з усім, і розчаруєтеся у своїй здатності вести список справ.
• Багато людей, особливо творчих професій, і домогосподарки, які виховують дітей, страждають неуважністю, можуть відволікатися від основного заняття. Для них рекомендують дублювати список справ і розміщувати його в кількох місцях - біля комп'ютера, на двері холодильника.
• Навіть якщо попередні спроби вести список справ не увінчалися успіхом, спробуйте його вести хоча б кілька днів. Це дозволить уникнути зайвого стресу і нічого не забути. Крім того, ви переконаєтеся, що скласти список справ не важко, головне - записувати свої справи систематично і використовувати при цьому наведені вище рекомендації.
• Деякі тренери стверджують, що слідкуючи списку справ, людина підвищує свою ефективність і продуктивність. Також якщо ви не виконаєте щось із запланованого це буде служити докором і мотивувати на дію в майбутньому.
• Дотримуючись вимог об'єктивності та справедливості, відзначимо, що є думка, згідно з яким постійне використання списків справ може привести до деякої атрофованості функції запам'ятовування. Це загрожує тим, що людина, що відправився в магазин і при цьому залишив список покупок вдома, може багато чого з нього забути купити.

ТАКОЖ РЕКОМЕНДОВАНО ДО ЧИТАННЯ:

Методи тайм-менеджменту

Як часто нам доводиться пригнічувати в собі звичку відкладати все на потім? Чому не виникає бажання братися за будь-яке починання, виконувати будь-яку роботу? Справитися з негативними емоціями, пов'язаними зі згаданими вище перешкодами на шляху до досягнення результату, допомагають такі методи тайм-менеджменту, як: метод «помідора», «поїдання слона», «ковтання лягушки» та «швейцарського сиру». Продовжити читання...

Інструменти планування робочого часу

Планувати і робити нотатки можна в блокнотах, щоденниках, електронних органайзерах і навіть на звичайних папірцях.Усі інструменти планування робочого часу можна розділити на паперові та електронні. До паперових інструментів відносяться: списки, щоденники, паперові органайзери, до електронних – електронні календарі та органайзери. Продовжити читання...

Стікери

В тайм-менеджменті за допомогою стікерів та кольорових карток можна вирішити найрізноманітніші завдання: скласти список справ, сортувати їх по терміновості та важливості, а також за контекстом, по сферах життя та по дням тижня. Як же застосовувати різнокольорові стікери і картки для записів з користю для себе та інших? Продовжити читання...