Інструменти планування робочого часу

Планувати і робити нотатки можна в блокнотах, щоденниках, електронних органайзерах і навіть на звичайних папірцях. Розглянемо більш детально кожен з цих інструментів. Усі інструменти планування робочого часу можна розділити на паперові та електронні. До паперових інструментів відносяться: списки, щоденники, паперові органайзери, до електронних – електронні календарі та органайзери. 

Списки – найбільш простий спосіб планування. Їх можна скласти на простому аркуші паперу. Для цього необхідно перерахувати всі завдання, які слід виконати протягом дня. Навпроти завдання зі списку рекомендується ставити ступінь її пріоритетності та час виконання. 

Щоденники мають більш широкі можливості, ніж списки. Зазвичай крім місця для запису планів, в них є ще й додаткові сторінки для пам'яток. На кожній сторінці щоденника вже проставлена дата і є достатньо місця для складання списку завдань. 

Паперовий органайзер – це щоденник з величезним набором додаткових функцій. Крім календаря з місцем для планування в ньому є сторінки для підведення підсумків (як за місяць, так і за рік), контрольні таблиці, місце для адрес і телефонів, сторінки для особливих заміток, корисна інформація. Сторінки органайзера доповнені кольоровими роздільниками. 

Електронні календарі та органайзери дозволяють складати графіки робочого дня, сортувати завдання, контролювати їх виконання, відзначати витрачений на досягнення цілей час і навіть поєднувати плани зі справами інших користувачів. Існують різні програми для планування: Microsoft Outlook, Google Календар, Яндекс Календар та інші. Вони дозволяють оперативно і гнучко працювати з календарем як на етапі створення плану, так і на етапі його реалізації. 

Електронні календарі та органайзери поділяються на локальні, що зберігають данні на локальному пристрої, та хмарні, що зберігають данні на віддалених серверах. Локальні програми можна використовувати без Інтернет з’єднання, але перенос збережених даних між пристроями в таких програмах є досить трудомістким та неможливий в автоматичному режимі. Хмарніі сервіси мають перевагу над локальними завдяки тому, що данні зберігаються в мережі, автоматично синхронізуються та к ним можливо отримати доступ у будь-який час з будь-якого пристрою. На сьогоднішній день існує безліч хмарних сервісів, як платних, так і безкоштовних.

Переваги електронних планувальників

• Плани, примітки та будь-які інші дані, що зберігаються в електронному планувальнику, можна легко коригувати, причому багаторазово. На паперовому носії вносити правки в дані, по-перше, набагато довше (спочатку доведеться стерти або заштрихувати попередні записи), по-друге, можна обмежену кількість разів, адже лист швидко затирається.
• Електронний планувальник дозволяє кодувати внесену в нього інформацію.
• Дані, внесені в електронний планувальник можна сортувати одним кліком. Причому, як правило, в кожному електронному «помічнику» існує кілька видів сортування, наприклад: по даті, по пріоритетності.
• В електронних планувальник існує пошук. Наприклад, обираючи «пошук по темам», можна відшукати: всі зустрічі, призначені на певну дату, всі зустрічі з певним контрагентом, всі зустрічі, пов'язані з яким-небудь проектом.
• Електронний планувальник можна об'єднати з планировщиками друзів і колег, і в наслідку планувати спільні заходи.

Переваги паперових планувальників

• Працювати з паперовими планувальниками дуже просто - для цього не потрібно попередньо вивчати інструкцію і розбиратися в численних кнопках і функціях.
• У деяких паперових планувальник можна розташувати сторінки у зручному вам порядку. Наприклад, можна вкласти список телефонів і адрес в список завдань на поточний день.
• У плани, складені на паперових носіях, можна запросто додати будь-які схеми, малюнки або графіки, причому саме там, де заманеться вам (тобто абсолютно в будь-якому місці, а не там, де це пропонує зробити програма).