Бути керівником непросто. Це тільки з боку здається, що керувати легко і приємно. Насправді ж керівники стикаються з набагато більшою кількістю складнощів і проблем, ніж їх підлеглі. У даній статті ми розглянемо одну з проблем, з якою багато керівників зустрічаються щодня - проблему організації робочого дня.
3 організаційні проблеми керівника
За результатами опитувань, велику частку робочого часу керівника (59%) займають заплановані зустрічі і засідання. Ще 22% керівнику доводиться витрачати на «паперову» роботу. 10% часу відбирають незаплановані зустрічі, 6% - телефонні розмови. Нарешті, залишилися 3% робочого часу керівник присвячує поїздкам і оглядам.
Намагаючись працювати максимально ефективно керівники стикаються з низкою проблем.
Проблема 1. Ні початку, ні кінця
Чим робота керівника відрізняється від роботи службовців або виробничих працівників? Насамперед тим, що останні чітко знають обсяг роботи, який їм слід виконати протягом дня. Наприклад, людина, що стоїть біля верстата, розуміє, що кожен робочий день він повинен виробляти n-кількість продукції. Виконавши заданий обсяг, він може зітхнути вільно, зібрати речі і відправитися додому. Керівникам же подібна розкіш недоступна. Їх робота не має чітких меж. Їм доводиться постійно моніторити ситуацію і швидко приймати рішення. Тому навіть до кінця дня їм нерідко здається, що щось залишилося за бортом - щось упустили, не помітили.
Проблема 2. Інформаційні потоки
Кількість інформації, яку отримує керівник, іноді просто зашкалює. Обробити її буває нереально. Через це у деяких керівників починається стрес. Їх здатність діяти і приймати рішення сходить нанівець.
Проблема 3. Втрата даних
Сприйняти і зреагувати на всю отриману інформацію керівник не в силах, тому найменш важливі на думку керівника відомості відразу ж відсіваються. Нерідко це призводить до того, що потрібна інформація втрачається.
Як можна розпізнати проблему?
- відсутній чіткий розклад роботи на поточний день;
- секретар або помічник не знає розпорядку дня свого керівника;
- через надмірну зайнятість керівник несвоєчасно відповідає на ділові
листи;
- через брак часу протягом робочого дня менеджер змушений
завершувати роботу вдома;
- часті телефонні дзвінки та візити відвідувачів не дають зосередитися на
основній роботі;
- керівник виконує роботу за підлеглих, оскільки йому
здається, що він зробить її краще;
- великий потік рутинних справ не дає можливості займатися
основною роботою;
- робота в умовах постійного поспіху призводить до перевтоми.
У пошуках істини
Причина 1. Нагромадження робіт
Робота є завжди. Ви працюєте, трудіться, але вона ніяк не закінчується. Для більшої надійності ви намагаєтеся виконати все самостійно, але до кінця дня розумієте, що встигли впоратися лише з дрібними завданнями, а великі так і залишилися недоторканими.
Рішення. Навчіться зіставляти роботу, яку ви збираєтеся робити, зі стратегічними цілями вашої компанії. Що важливо, а що ні? Що потрібно робити терміново, а що можна і перенести?
Причина 2. Неефективний комунікаційний обмін
Вам терміново потрібно скласти звіт, але потрібні для нього дані вам так і не передали. Більше того, відділи перекидають відповідальність з один на одного, стверджуючи, що надавати необхідні відомості не їхнє завдання.
Рішення. Якщо ваше підприємство зіткнулося з подібною проблемою, потрібно негайно переглянути завдання підрозділів і чітко прописати, хто і з якими інформаційними блоками повинен працювати. Складіть схему руху інформації в компанії і ознайомте з нею всіх співробітників.
Причина 3. Відсутність системи мотивації
Співробітники погано працюють? Можливо, вони просто не зацікавлені у підвищенні продуктивності? «Навіщо надриватися, якщо за це нічого не дадуть, а зарплату і так виплатять у повному розмірі», - думають підлеглі.
Рішення. Складіть ефективну систему мотивації на підприємстві. Зауважте, що заохочення може бути не тільки матеріальним: перспектива кар'єрного росту теж повинна зацікавити співробітників.
Причина 4. Вічна зайнятість
Думаєте, якщо підлеглі побачать, як багато ви працюєте, то почнуть ставитися до вас з великою повагою? Це самообман. У сучасних компаніях працюють в основному освічені люди, для яких вічна поспіх - це явна ознака невмілої організації часу.
Рішення. Сбавьте обороти, поспіх ще ніколи не приносила хороших результатів. Чи не підганяйте і своїх співробітників, а складіть для них правильний режим роботи і встановіть розумні терміни.
Причина 5. Робота вдома
Як часто ви берете роботу додому? Не маючи можливості відпочити навіть вдома, ви заробляєте перевтома, результатом якого є ще більше зниження працездатності. Виходить замкнуте коло: чим більше ви берете роботи додому, тим сильніше втомлюєтеся і тим сильніше знижується ваша працездатність. В результаті ви встигаєте на протяг дня ще менше і змушені вирішувати вдома все більше число завдань.
Рішення. Збалансуйте робочий графік. Складіть план робіт, розставте пріоритети. Включіть в розклад не тільки робочі завдання, а й відпочинок.
Причина 6. Усвідомлена «сліпота»
Часу не вистачає ніколи. Але при цьому ви твердо впевнені, що це пройде, і зовсім скоро ви почнете все встигати. Причому ваша впевненість нічим не обгрунтована: ви просто не бажаєте бачити проблему.
Рішення. Відкрийте очі і погляньте на себе з боку. Якщо ви постійно не встигаєте, то причина не у випадковому напливі великої кількості справ, а в неправильній організації часу. Проаналізуйте свій робочий день, з'ясуйте і усуньте причини затримок.
Обов'язок керівника - налагодити ефективну роботу підприємства. Але щоб це зробити, почати слід із себе. Тільки навчившись грамотно організовувати свій робочий день, можна вимагати того ж від підлеглих.
Немає коментарів:
Дописати коментар