Робочий час керівника

Робота керівника представляє собою складову частину всієї роботи з управління. У наведеному переліку завдань відсутні ті, які стосуються безпосередньо управління діяльністю, виробництва, оскільки основна увага приділена нами управлінню людьми. Виходячи з цього, найважливішими завданнями керівника є:

1. Турбота про мотивацію персоналу. Цю задачу з точки зору досягнення високих результатів слід вважати буквально ключовою, так як вмотивованість і ефективність перебувають у прямій залежності один від одного.
2. Управління діяльністю персоналу шляхом постановки завдань, надання підтримки та контролю. При виконанні цього завдання керівники багатьох організацій вдаються до проведених регулярно зустрічам-бесідам зі своїми працівниками.
3. Співпраця та інформація. Керівник повинен подбати про те, щоб його підлеглі знали про перспективи своєї ділянки, а також про те, що робиться в інших підрозділах організації. Положення керівника групи саме по собі підкреслює важливість співробітництва.
4. Визначення потреби своєї ділянки в робочій силі, її наймання та ретельний підбір.
5. Навчання і вдосконалення персоналу.
6. Питання трудових відносин і заробітної плати.
7. Питання охорони праці на своїй ділянці (безпека праці та охорона здоров'я).
8. Покращання планування, розподілу праці, поліпшення психологічного мікроклімату на виробництві, методів праці та інших питань, що впливають на ефективність роботи організації.

Виходячи з цього, зміст роботи керівника є досить багатогранним. На практиці питома вага кожної з перерахованих завдань може бути різною, що залежить від цілей організації і від положення самого керівника. Для кожного серйозного керівника, який прагне до ефективних результатів і який має намір реально врахувати прагнення і особисті плани своїх підлеглих, більшість з перерахованих завдань є обов'язковими.

Враховуючи безліч завдань, які постають перед керівником виникає необхідність використання технологій тайм-менеджменту. Тайм-менеджмент – це технологія організації робочого часу та підвищення ефективності його використання. Практика свідчить, що кожен, хто забажає організувати і використовувати свій час більш ефективно, може здійснити це бажання. Для цього потрібно позбутися деяких звичок в організації своєї праці. Розглянемо найтиповіші помилки, що допускаються в організації особистої праці навіть найкваліфікованішими керівниками:

         

Перенесення ухвалення рішення проблеми на завтра. Ця помилка - найпоширеніша. Головна причина такої ситуації наша незібраність, нерішучість, невпевненість. Проблему необхідно вирішувати відразу, не відкладаючи її на потім. Найважче тут – почати, подолати свої сумніви, страх перед невідкладним рішенням. Як правило, ми вдаємося до відтягування рішення в тому випадку, коли стоять перед нами завдання, проблеми або мети досить туманні, якщо у нас немає чіткого уявлення про те, чого ж ми, власне, хочемо добитися. Майже завжди в такій ситуації допомагає:

а) письмова формулювання найближчих завдань, визначення суті проблеми;

б) побудова «дерева цілей».

Виконання роботи не до кінця. Бути до межі зайнятим і працювати добре, напевно, не одне й те саме. Людина може займатися безліччю справ, але встигати вирішувати лише малу частину їх. З точки зору повсякденної продуктивності, результативності праці та охорони власної нервової системи куди корисніше остаточно вирішити тільки декількох проблем, ніж одночасно починати безліч справ, які все одно не вдасться довести до кінця. До того ж невирішені проблеми важким тягарем лягають на нашу психіку. А ось кожне закінчене справа дає почуття морального задоволення і душевної свободи.

Прагнення зробити все одразу. Одночасне вирішення кількох проблем - це найвірніший шлях до стресів і неврозів. Багато з нас звикли нагромаджувати на своєму столі цілу купу папок з паперами. Ці папки постійно у нас перед очима, а в результаті думки наші все час скачуть з однієї проблеми на іншу. Щоб думки не стрибали між справами, як туристи між пам'ятниками старовини, потрібно, насамперед, прибрати все папки. На столі має перебувати лише те, що безпосередньо відноситься до розглянутого питання. Якщо ми маємо справу з важкою, багатогранної проблемою, то дуже корисно написати на спеціальній картці головну мету, до якої ми прагнемо. Така картка повинна постійно стояти на нашому столі, на самому видному місці. Це дозволить сконцентрувати свої зусилля на вирішенні головного.

Прагнення зробити все самостійно. Дуже часто керівні працівники витрачають свій час і сили на виконання тієї роботи, яку вони цілком могли б доручити своїм підлеглим. Через це неминуче затягується вирішення тих проблем, які вимагають компетентності участі самого керівника. Завдання керівника полягає не в тому, щоб завантажити себе роботою, а в тому, щоб планувати, організовувати, координувати, спрямовувати та контролювати роботу інших, забезпечити на цій основі рішення головних завдань. Керівникам платять гроші за те, що вони ефективно координують діяльність своїх підлеглих, а не працюють замість них.

Невміння правильно розмежувати функції між підлеглими. Відсутність чіткого розмежування завдань, відповідальності і службових функцій, безлад в системі управління часто підкошують організацію. В результаті не тільки утруднюється вирішення багатьох проблем, а й виникає. Непотрібне особисте суперництво. Найефективнішим засобом боротьби з дублюванням функцій є наявність чітких і деталізованих посадових інструкцій, ув'язаних зі структурною схемою організації та мінливими цілями її діяльності. Такі інструкції повинні однозначно визначати права, обов'язки і відповідальність кожної служби і кожного працівника в організації.

         

Бажання в разі невдачі перекласти провину на підлеглих. На жаль, багато керівників мають звичку у всіх проблемах звинувачувати своїх підлеглих, тим самим, займаючись справою абсолютно марним. Типовий приклад - перекладання провини на інших у випадку невдачі. Цінна енергія в цьому випадку прямує в минуле, хоча виправити вже практично нічого не можна. Куди корисніше замість усього цього націлити свою діяльність в майбутнє - на те, що необхідно зробити негайно. Завдання керівника - встановити об'єктивні причини невдачі, а не шукати козла відпущення.

         

Керівник вважає неможливим ефективну організацію його особистого часу. Це мотивується тим, що він, керівник, залежить не від себе, а від інших людей і обставин.

         

Повна зневага питаннями організації планування особистої роботи. Ця помилка, можливо, найголовніша. Керівники часто і справедливо скаржаться на все зростаючу в останні роки лавину паперів. Вихід може бути:

• по-перше, в тому, щоб якомога більше повноважень передавати підлеглим, брати на себе вирішення тільки найважливіших питань;
• по-друге, в наше століття, коли всі скаржаться на паперовий потік, єдиний спосіб зменшити його – це всерйоз зайнятися паперами. Йдеться, про ті папери, без яких ми немислимо сьогодні керування: техніку планування, обліку, посадові інструкції, протоколи, ведення архіву та інше. Без підтримки в порядку цих документів хаотичний потік паперів виростає в десятки разів.

Основні часто зустрічаються проблеми, які були розглянуті, носять універсальний характер, тобто можуть з'явитися у будь-якої людини, що посідає будь-яку посаду в організації. У кожному конкретному випадку слід шляхом аналізу шукати свої способи боротьби з нераціональним витратою тимчасового ресурсу, і ці способи в кожному випадку будуть специфічними для кожної людини.