Кожен, хто хоч трохи цікавиться темою життєвого успіху і підвищенням особистої ефективності, не раз замислювався над тим, яким чином можна підвищити ефективність використання власного часу.
Ми вчимо своїх дітей складати розпорядок дня і даруємо їм настінний календар з фотографіями поп-зірок з нагоди початку навчального року. Власники компаній регулярно проводять спеціальні тренінги для співробітників і дарують їм на новий рік щоденники з логотипом фірми. Більшість з нас, так чи інакше, використовує різні системи тайм-менеджменту та інструменти для ефективного планування свого часу - від записників до спеціальних кишенькових електронних пристроїв. І, тим не менше, час так і залишається найбільш невловимим та некерованим життєвим ресурсом.
Мені здається, головна причина наших труднощів, пов'язаних із плануванням часу, криється в тому, як ми ставимося до цього найважливішого ресурсу. Слідом за «революційними» системами тайм-менеджменту ми шукаємо нові способи управління часом, замість того, щоб чесно зізнатися собі в тому, що ми в принципі не можемо управляти тим, на що ми не маємо жодного впливу.
Людина, яка навчилася долати земне тяжіння і використовувати закон всесвітнього тяжіння у своїх цілях, так і не може навчитися впливати на перебіг часу. Можливо, від того, що люди поки не змогли придумати нічого кращого, ніж простий облік витраченого часу, і виникли такі помилки про системи тайм-менеджменту.
Найголовніша омана № 1. Тайм-менеджмент - це система контролю та управління часом.
Правда полягає в тому, що тайм-менеджменту не існує в природі. Ми можемо управляти грошима, іншими матеріальними ресурсами, людьми, власним здоров'ям і навіть, частково, власною долею - все це, на що ми можемо впливати. Часом управляти не можна. Найкраще, що людина може зробити - це усвідомити природу часу і навчитися будувати своє життя з урахуванням його двох основних особливостей - обмеженість часового ресурсу та незворотність плину часу.
Звідси виникає омана № 2. Час - це щось невловиме.
Це зовсім не так. Ми прокидаємося вранці приблизно в один і той же час. Ми зазвичай можемо приблизно сказати, скільки часу у нас зайняла та чи інша справа. Однак, ми не можемо володіти часом в якійсь фізичній формі, накопичити або відкласти трохи «на потім». Той факт, що ми звикли сприймати час як щось невловиме, призводить до того, що ми не в змозі його реалістично сприймати. Більшою мірою нам заважає наш власний розум. Тварини, наприклад, прекрасно співвідносять свої дії з урахуванням реального часу. Вони знають, коли настає час полювати, коли спати, а коли грати зі своїми родичами, хоча й не користуються годинниками, не мають щоденників і не складають списку важливих справ. Люди ж свідомо планують свої справи, але не враховують при цьому реальність - обмеженість часового ресурсу, і його незворотність. Нам необхідно змінити саме сприйняття часу і усвідомити, що кількість часу строго обмежена в межах доби. Якщо ми не виконали якоїсь справи сьогодні, і вирішили перенести його на завтра, кажучи собі, що завтра у нас буде більше часу, то ми обманюємо самі себе. Адже завтра у нас буде рівно стільки ж часу, 24 години - і ні секундою більше! Ми не можемо розтягнути добу або повернутися в минулий день, щоб завершити те, що не зроблено.
Омана № 3. Для того щоб бути успішним і все встигати, необхідно навчитися робити все швидко і ефективно.
При такому підході ми заповнюємо день до відмови різними справами і завданнями, намагаючись встигнути зробити якомога більше і заповнити будь-яку вільну хвилину чимось корисним. При цьому частина процесів виявляються зім'ятими і виконуються неякісно - звіт, складений на швидку руку, який все одно доведеться переробляти, обід на бігу, не приносить ні користі, ні задоволення, швидкий візит до клієнта, який не веде до поліпшення взаємин. При цьому багато важливих справ залишаються зовсім невиконаними - заняття спортом, час з сім'єю, саморозвиток. Якщо ви навчитеся сприймати свій день як обмежений простір, який може вмістити тільки певна кількість справ і подій, ви будете свідомо вибирати саме ті завдання, які для вас по-справжньому важливі в цей період вашого життя.
Омана № 4. Потрібно складати список важливих справ не тільки на день, а й на тиждень і на місяць.
Відмовтеся від складання списків справ і замініть його на перелік основних напрямків за якими ви працюєте в даний період життя. По-перше, з точки зору реальності - ви повинні бути досить гнучкі для того щоб реагувати на різноманітні непередбачені обставини, які раз у раз виникають у житті. А це означає, що ваш список буде все одно постійно змінюватися і доповнюватися. По-друге, ми всі дуже нереалістично оцінюємо часові витрати на ту чи іншу справу, і не враховуємо час на розгойдування, підготовку або завершення справи, що за деякими даними становить до 20 відсотків часу. По-третє, коли ви використовуєте список, то психологічно, починаєте виконання справ з самого першого пункту у списку, викреслюючи справи по мірі їх виконання. Таким чином, ви рідко доходите до кінця списку, і переносите невиконані справи на наступний день або тиждень. Наступного разу все повторюється знову і ті справи, які опинилися в кінці списку знову не виконуються. Таким чином, та частина завдань, яка знаходиться в кінці Вашого списку, ймовірно ніколи не буде виконана.
І останнє оману № 5. Багатозадачність - це шлях до ефективного використання часу.
Передбачається, що людина, здатна тримати в голові кілька завдань одночасно буде більш ефективним працівником, особливо якщо це керівник. Це ще один міф традиційного тайм-менеджменту. Не існує такої речі, як багатозадачність. Її просто немає в природі. Наш мозок може досить швидко переключатися з одного завдання на інше, але в один момент часу він виконує тільки одну задачу. При багатозадачності постійне переключення уваги вимагає додаткових витрат часу і енергії, що в результаті знижує ефективність, уповільнює мислення і підвищує стомлюваність. Набагато більшого можна досягти, якщо повністю сфокусуватися на чомусь одному. Вчені Університету Мічигану провели відповідні дослідження і з'ясували, що при багатозадачності продуктивність праці знижується в середньому на 30%.
Перераховані п'ять помилок не дозволяють більшості людей реалістично поглянути на своє ставлення до часу. Прагнучи зробити більше за менший час, ми не даємо собі можливості повною мірою пережити почуття задоволення від досягнутої мети, помріяти про свої плани на майбутнє, та й просто задуматися, чому нам так важливо виконати ту чи іншу справу.
Якщо дотепер вам не вдається подолати надмірну завантаженість справами за допомогою традиційного планування, пропоную вам скористатися альтернативним підходом до використання часового ресурсу та планування ваших справ. Цей підхід допоможе вам краще відчути дві основні особливості часу - обмеженість і незворотність. Я називаю цей підхід «методом валізи».
Метод валізи
Для того щоб краще усвідомити природу часу, давайте проведемо таку аналогію. Уявіть, що ви збираєтеся в поїздку і розкладає необхідні речі по валізах. Простір усередині кожного валізи обмежена, і ви можете помістити туди тільки певну кількість предметів. Якщо ви спробуєте набити валізу речами в обсязі більшому, ніж він в змозі вмістити, то вони будуть лежати в безладді, зім'яті і непридатні до використання, а якісь з важливих речей можуть зовсім не поміститися.
Для того, щоб ефективно використовувати наявний простір всередині валізи, вам необхідно перекласти частину предметів в інший чемодан, або зовсім прибрати деякі менш важливі речі. Саме тому Вам необхідно пам'ятати мету Вашої поїздки, тому що від цього буде залежати вибір предметів, які будуть Вам корисні в дорозі.
Тепер уявіть, що ваш життєвий час - це набір валіз, в яких повинні розміститися всі значущі для вас завдання і події вашого життя. Ви напевно можете помітити, що Ваш день, до відмови заповнений різноманітними справами, виглядає як валіза, доверху набитий всім, що попалося під руку.
Визначте 3-4 основних мети на найближчий рік і виконуйте в першу чергу ті види діяльності, які працюватимуть на ці Ваші головні цілі. Коли Ви ясно побачите, що місце в кожному з Ваших життєвих валіз обмежена, Вам буде легше відмовитися від непотрібних і неважливих справ, і наповнити своє життя тим, що для вас по-справжньому важливо.
Немає коментарів:
Дописати коментар